Ratschläge für die E-Mail Etikette
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In der heutigen Zeit, wird man von E-Mails überflutet. Wussten Sie, dass geschätzte zwei Stunden eines Arbeitstages zu Lasten unnötiger E-Mails gehen? Oh nein, jetzt gibt es auch noch dafür Etikette Regeln? Aber sicher, und das nicht erst seit gestern.
Eine E-Mail (und selbst das Wort „E-Mail“ wird selten gemäß deutscher Rechtschreibregel geschrieben, sondern eher „verdenglischt“ – email, e-mail) ist im Geschätsbereich nichts anderes als ein elektronischer Brief.
Es gelten mit wenigen Ausnahmen die gleichen Regeln, wie in einem Papierbrief. Ein Brief hat feste Regeln, wie er auszusehen hat, zumindest was die Form betrifft.
Eine E-Mail hat folgende Regeln
1. Ein Absender (zugegeben, den zu vergessen, kommt selten vor und wenn doch, wird man von den entsprechenden Programmen daran erinnert)
2. Ein oder mehrere Empfänger (diese Auswahl sollte sorgfältig getroffen werden, bezüglich E-Mail-Flut.)
3. Einen aussagekräftigen Betreff (nicht einfach eine alte E-Mail nehmen, mit einem Betreff einer ganz anderen Sache, und ein neues Thema in der E-Mail ansprechen! Das erschwert eine eventuelle Suche nach einer bestimmten Information ungemein)
4. Eine einfallsreiche Grußformel (damit meine ich nicht „Hey“, „Hallöchen“ oder Ähnliches.) Sehr geehrte/r Frau/Herr… ist immer noch eine durchaus gängige Grußformel. Etwas persönlicher ist ein Tagesgruß wie: „Guten Tag Frau/Herr…“
5. Die persönliche Anrede (hierzu bitte Titel beachten)
6. Der eigentliche Text mit allen erforderlichen Informationen.
7. Eine adäquate Verabschiedung (fast schon langweilig ist „Mit freundlichen Grüßen“. Versuchen Sie Ihre Verabschiedung etwas abwechslungsreicher zu gestalten. „Herzliche Grüße“, einen schönen Tag wünschen, oder gar die Freude über den Kontakt, oder ein baldiges Wiedersehen ausdrücken. Jedoch „cu“ und „Tschüss“ sind keine geschätlichen Verabschiedungen!)
8. Die Signatur (darin sollten auf jeden Fall Ihr vollständiger Name, Ihre Position und die Firma und deren Anschrift enthalten sein. Weitere Informationen sind abhängig von der Firmierung und Firmenphilosophie.)
9. Eventuell ein Dateianhang (bitte hierbei auf die Größe des Anhanges achten. Es gibt immer noch Postfächer, die eine zu große Datei nicht verarbeiten können)
10. Haben Sie auch schon eine E-Mail erhalten, in der der Text ein einziger Fließtext war? Sie konnten kaum erkennen, wo ein Satz anfing und ein anderer endete, weil die Interpunktion schlicht und ergreifend fehlte? Dieser Absender hat sich selbst Zeit erspart und dafür Ihnen aufgedrückt. Sie mussten die E-Mail zwei oder gar mehrere Male lesen, um sie korrekt zu verstehen. Ich frage Sie: Ist das fair?
11. Hat der Absender dann auch noch auf Absätze verzichtet, wird der Text beinahe unlesbar. Eine Daumenregel lautet: ca. alle fünf Zeilen sollte ein Absatz folgen!
12. Ganz interessant wird es, wenn wir auf Groß- und Kleinschreibung verzichten. Natürlich kann man auf diese Weise Wissenslücken der Groß- und Kleinschreibung kaschieren, und geringfügige Zehntelsekunden sparen, aber dem Empfänger erschwert es das Lesen und kostet ihn wiederum mehr Zeit.
13. Zeit ist ein wesentlicher Faktor im Geschätsleben, und Einige versuchen Zeit zu sparen, wo es nur geht, leider auf Kosten der Anderen. Ich sehe sehr häufig Abkürzungen in E-Mails, die eigentlich wo ganz anders entstanden sind. Nämlich in der vielfach verwendeten SMS. Hier galt es Zeichen zu sparen, um alle notwendigen Informationen in einer begrenzten Anzahl von Zeichen unterzubringen. In der heutigen Zeit sind diese Zeichen kaum noch begrenzt, die Abkürzungen sind jedoch geblieben.
„MOTD – FYEO AFAIC THX 4A BB+CU asap YMMD”
In ganzen Wörtern: “message of the day – for your eyes only, as far as I’m concerned thanks for all bye bye and see you as soon as possible you made my day”
Übersetzung: Persönliche Nachricht des Tages – was mich betrifft: vielen Dank für alles, Tschüss und wir sehen uns so bald wie möglich Sie haben meinen Tag gerettet!
Bedeutung: Blablabla
Bei solchen Sätzen (sofern man das tatsächlich als Satz bezeichnen kann) rollen sich mir die Fußnägel hoch. Was genau hat sich der Absender dabei gedacht? Da braucht man ein Wörterbuch! Bitte, mein Appell an Sie: tun Sie das niemandem an!
14. Wenn Sie einen kritischen Satz formulieren und zur Sicherheit, um richtig verstanden zu werden, mit einem Smiley abschließen, dann möchte ich Ihnen an dieser Stelle den Tipp geben: formulieren Sie den Satz um und verzichten Sie auf den Smiley. Emoticons haben generell nichts, aber auch gar nichts in geschäftlichen E-Mails verloren.
15. Ein Letztes möchte ich noch anbringen: die Weiterleitung von E-Mails: rein objektiv betrachtet eine hervorragende Erfindung, wenn man die kleinen Stolperfallen beachtet. Achten Sie genau auf den Text, den Sie weiterleiten. Sollten darin noch persönliche Anmerkungen (zum Beispiel die persönliche Ansicht des Geschmackes Ihres Chefs bezüglich Krawatten…) auftauchen, empiehlt sich, diese Anmerkung vor dem Weiterleiten an den Chef, zu löschen. Auch die verführerischen Funktionen „antworten“, oder „allen antworten“ haben so ihre Tücken. Große Gefahr lauert besonders bei „allen antworten“. Bitte überzeugen Sie sich erst davon, ob auch die Empfänger in CC die Nachricht erhalten sollen.
16. Viele User benutzen auch die Funktion „Empfänger-Gruppen anlegen“. Diese Empfänger-Gruppe erhält dann einen passenden Namen, erfunden vom User, und welche einzelnen Personen dahinter stecken, können Sie nicht wissen. Benutzen Sie diese Funktionen ausschließlich dann, wenn Ihnen die Teilnehmer bekannt sind.
Mit dem Artikel “Beherrschen Sie die E-Mail Etikette?” möchten wir informieren und aufklären. Wenn Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben, melden Sie sich gerne bei uns.
Ihr Team von getaweb